Nous aimons Act4outlook. Non seulement parce qu’il est le module complémentaire le plus vendu de Act!, mais il a répondu avec succès aux besoins du client depuis des années.

Malheureusement, ce module n’est pas une solution pour les déploiements plus importants et les organisations qui n’utilisent pas Outlook comme client de messagerie. Un enregistrement fiable de l’historique des courriels est un must pour de nombreuses industries, et avec l’émergence de de services de messagerie Web et GSuite, le nombre d’utilisateurs Act! abandonnant Outlook est en croissance, et nous voulions leur fournir une solution centralisée qui était facile à déployer et qui fonctionne bien.

Link2mail est le dernier produit de notre suite Linktivity. Il fournit une solution en ligne configurée dans Linktivity, puis écrit l’historique de courriels dans Act! à partir d’un seul utilitaire Windows installé sur votre réseau. Les connexions à la base de données sont Act! Web API ou K-API, et entièrement configuré en ligne. Tous les paramètres globaux, utilisateurs et préférences sont configurés dans Link2mail, puis synchronisés avec l’utilitaire Windows. L’avantage de cette configuration est simple. Tous les comptes sont gérés en un seul endroit sans jamais avoir à aller sur le serveur Windows pour configurer quoi que ce soit. Vous pouvez même définir des paramètres globales par défaut si vous avez beaucoup d’utilisateurs.

En outre, après que l’utilitaire Windows est déployé une fois, il n’y a plus rien à installer n’importe où. Pas de plugins, pas besoin de toucher l’ordinateur de chaque utilisateur, rien. Le premier utilisateur de Linktivity configure son compte, les préférences globales, puis le reste des utilisateurs. Il n’y a rien à enseigner à vos utilisateurs parce que tout fonctionne en arrière-plan.

Alors, comment fonctionne Link2mail?

1. Une fois que vous avez configuré vos paramètres de Act! et de messagerie dans Link2mail, vous pouvez télécharger l’utilitaire Windows 
2. Installez cet utilitaire sur l’ordinateur ou le serveur, et ajoutez votre clé API unique créée par Link2mail
3. Cet utilitaire surveillera ensuite le flux de messagerie à travers ces comptes et écrira l’historique à tous les enregistrements de contact qu’il reconnaît à travers Act! Web Api
4. L’utilitaire sera également synchronisé toutes les heures avec Linktivity pour confirmer si des mises à jour de compte ou disponibles

Quels sont les avantages de Link2mail par rapport à un plugin Outlook? Considérez ce qui suit:

• Plus de duplication de l’historique car il ne peut être écrit dans la base de données qu’une seule fois
• Il fonctionne aussi bien pour les utilisateurs de Act! avec le client Windows ou les utilisateurs basés sur le navigateur
• Les utilisateurs Mac et mobiles peuvent désormais disposer d’une fonctionnalité d’enregistrement de messagerie complète, quel que soit l’endroit où ils travaillent ou sur quelle plateforme
• Plus besoin d’installer ou de configurer des plugins ou de traiter des problèmes de permission ou de sécurité
• Les déploiements plus importants peuvent être configurés rapidement dans un seul endroit centralisé sans toucher l’ordinateur de quiconque ni former vos utilisateurs à l’utilisation de l’addon. En fait, une fois l’utilitaire Windows installé, vous n’avez plus besoin de le configurer à nouveau car les mises à jour sont synchronisées à partir de Linktivity.

Comme pour tout, il y a des compromis à ne pas utiliser un plugin. Toutes les fonctionnalités Act4Outlook intégrées telles que la conversion des éléments de la boîte de réception en Contacts, Activités ou Recherches ne sont pas disponibles avec Link2mail, mais la plupart de vos préférences de pièces jointes comme le type d’historique, sont disponibles.

Si vous êtes un utilisateur moyen de Windows avec Outlook installé, il peut être logique de continuer à utiliser Act4outlook. Mais si vous faites partie du nombre croissant de personnes utilisant des clients de messagerie Web, ou Macs, gardez à l’esprit que vous avez maintenant une option d’obtenir un outil fiable d’enregistrement de l’historique de vos courriels.